Welche Dokumente zur CE-Kennzeichnung verpflichtend sind: Technische Dokumentation richtig erstellen
Die Technische Dokumentation zur CE-Kennzeichnung ist für Hersteller und Betreiber von Maschinen gesetzlich verpflichtend und entscheidend für die Produktsicherheit. In diesem Beitrag zeige ich, welche Unterlagen intern erstellt und aufbewahrt werden müssen und welche dem Kunden mitgeliefert werden. Wer hier Fehler macht, riskiert rechtliche Konsequenzen und Zahlungsrückhalte.
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Mehr Informationen1. Warum die Technische Dokumentation zur CE-Kennzeichnung unverzichtbar ist
1.1 Rechtliche Anforderungen und Nachweispflicht
Die CE-Kennzeichnung ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Verfahren zur Bestätigung der Konformität einer Maschine mit den geltenden EU-Richtlinien. Teil dieses Verfahrens ist die Technische Dokumentation, die bestimmte Unterlagen beinhalten muss. Diese Dokumente dienen als Nachweis gegenüber Behörden, dass die Maschine die grundlegenden Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen erfüllt. Kommt es zu einem Unfall oder einer Kontrolle, muss der Hersteller diese Dokumentation vorlegen können.
1.2 Konsequenzen bei fehlender Dokumentation
Fehlen wichtige Unterlagen, kann das schwerwiegende Folgen haben. Behörden dürfen Maschinen ohne vollständige Dokumentation vom Markt nehmen oder Verkaufsverbote aussprechen. Zudem drohen Bußgelder. In Haftungsfällen kann der Hersteller ohne dokumentierten Nachweis kaum belegen, dass er seiner gesetzlichen Pflicht zur Risikominderung nachgekommen ist. Aus der Praxis kann ich sagen, dass bei neun von zehn Unternehmen essenzielle Unterlagen fehlen.
1.3 Einfluss auf Zahlungen und behördliche Prüfungen
Auch wirtschaftlich hat die Dokumentation eine wichtige Bedeutung. In vielen Projekten ist die Zahlung an die vollständige technische Dokumentation geknüpft. Wird diese nicht geliefert, verzögert sich die Abnahme oder es kommt zu Vertragsstrafen. Behörden verlangen die Unterlagen ausdrücklich, wenn sie eine CE-Kontrolle durchführen.
2. Übersicht: Diese Dokumente müssen intern erstellt und archiviert werden
2.1 Festlegung der zutreffenden EU-Richtlinien
Zunächst ist schriftlich festzuhalten, welche EU-Richtlinien auf die jeweilige Maschine anwendbar sind. Standardmäßig betrifft das die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG, ggf. aber auch die EMV-Richtlinie 2014/30/EU oder die Outdoor-Richtlinie 2000/14/EG.
2.2 Angewandtes Konformitätsbewertungsverfahren
Für jede Maschine muss das passende Konformitätsbewertungsverfahren gewählt und dokumentiert werden. Dies richtet sich nach der Einordnung der Maschine und den zutreffenden Richtlinien.
2.3 Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen
Ein zentrales Element sind die Sicherheits- und Gesundheitsschutzanforderungen, die sich aus Anhang I der Maschinenrichtlinie ergeben. Diese Anforderungen müssen analysiert und dokumentiert werden.
2.4 Normenliste
Durch eine Normenrecherche wird festgelegt, welche harmonisierten Normen für die Maschine gelten. Die Normen sind aufzulisten, da sie im Rahmen der Konformitätsbewertung angewendet werden.
2.5 Risikobeurteilung mit Schutzmaßnahmen
Die Risikobeurteilung ist Pflicht und enthält eine systematische Analyse aller Gefährdungen sowie die dokumentierten Maßnahmen zu deren Minimierung. Ich empfehle, die risikomindernden Maßnahmen nachvollziehbar zu begründen und stets den aktuellen Stand der Technik zu berücksichtigen.
2.6 Konstruktions- und Funktionsunterlagen (Zeichnungen, Pläne)
Hierzu zählen Maschinenzeichnungen, Stromlauf-, Pneumatik- und Hydraulikpläne, die den technischen Aufbau und die Funktionsweise der Maschine beschreiben.
2.7 Prüfberichte, Nachweise, Abnahmeprotokolle
Sämtliche Berechnungen, Prüfungen und Inspektionen zur Bewertung der Konformität sind zu dokumentieren. Es handelt sich dabei um Festigkeitsnachweise, Performance-Level-Berechnungen bis zu Abnahmeprotokollen, Nachlaufmessungen und Emissionsmessungen.
2.8 Maßnahmenlisten zur Fertigungskontrolle
Zur Qualitätssicherung bei der Herstellung sind Maßnahmenlisten zu führen, die die Umsetzung der festgelegten Sicherheitsmaßnahmen in der Fertigung belegen.
2.9 Nachweise bei Serienfertigung
Bei Serienmaschinen ist zusätzlich zu dokumentieren, dass alle gefertigten Maschinen die gleichen Sicherheitsanforderungen erfüllen. Dies geschieht über Serienprüfprotokolle oder Stichprobenkontrollen.
2.10 Quellcode und Prüfverfahren bei sicherheitsrelevanter Software
Neu ist die Pflicht zur Ablage der Programmlogik oder des Quellcodes bei sicherheitsrelevanter Software sowie die Beschreibung der eingesetzten Prüfverfahren bei autonomen oder sensorgestützten Maschinen.
3. Diese Dokumente müssen mit der Maschine an den Kunden ausgeliefert werden
3.1 Betriebsanleitung und Konformitätserklärung
Nach Maschinenrichtlinie sind nur zwei Dokumente verpflichtend mitzuliefern:
• Betriebsanleitung
• Konformitätserklärung
Beide müssen der konkreten Maschine zugeordnet und in der Sprache des Verwenderlandes abgefasst sein.
3.2 Sonderfall: Unvollständige Maschinen und Einbauerklärungen
Handelt es sich um eine unvollständige Maschine im Sinne der Richtlinie ist statt einer Betriebsanleitung eine Montageanleitung und eine Einbauerklärung zu liefern.
3.3 Vertragsoptionen für zusätzliche Unterlagen wie die Risikobeurteilung
Technische Unterlagen wie die Risikobeurteilung müssen grundsätzlich nicht mitgeliefert werden. Falls der Kunde darauf besteht, kann dies einzelvertraglich vereinbart werden, zum Beispiel im Kaufvertrag.
4. Aufbewahrungspflichten und behördliche Anforderungen
4.1 Aufbewahrungsfristen nach Inverkehrbringung
Alle technischen Unterlagen zur CE-Kennzeichnung müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Zeitpunkt der Inverkehrbringung der Maschine. Bei Serienfertigungen gilt der Zeitpunkt der letzten gefertigten Maschine. Diese Frist ist gesetzlich vorgeschrieben und nicht verhandelbar.
4.2 Umgang mit behördlichen Anfragen
Die Unterlagen sind nur auf Verlangen der zuständigen Behörde vorzulegen. Die Behörde muss eine formale Anforderung stellen. Dann ist der Hersteller verpflichtet, die vollständige technische Dokumentation bereitzustellen, allerdings nicht gegenüber dem Kunden.
4.3 Umgang mit Kundenwünschen zu zusätzlichen Unterlagen
In der Praxis kommt es regelmäßig vor, dass Kunden weitere Unterlagen einfordern, z.B. die Risikobeurteilung. Die Maschinenrichtlinie stellt klar, dass diese nicht automatisch mitzuliefern ist. Wenn Kunden diese dennoch erhalten möchten, muss dies vertraglich geregelt werden. Ich empfehle, solche Vereinbarungen klar im Kaufvertrag zu formulieren, um Missverständnisse zu vermeiden.
Die Technische Dokumentation zur CE-Kennzeichnung ist mehr als eine bürokratische Pflicht. Sie ist der zentrale Nachweis für sichere Maschinen und rechtssichere Produktion. Wer hier sauber arbeitet, schützt sich und seine Kunden.
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