Konformitätserklärung erstellen: Diese 5 Fehler kosten Vertrauen, Zeit und Geld

Wer eine Konformitätserklärung erstellen will, muss die formalen und inhaltlichen Anforderungen genau kennen. In diesem Fachartikel zeige ich fünf typische Fehler aus meiner Beratungspraxis und wie sie sich vermeiden lassen.

1. Warum es so wichtig ist, eine korrekte Konformitätserklärung zu erstellen

1.1 Haftungsrisiken und Vertrauensverlust durch eine fehlerhafte Konformitätserklärung

In vielen Projekten sehen wir Konformitätserklärungen, die gravierende formale und inhaltliche Mängel aufweisen. Was auf den ersten Blick nach einem bloßen Papierfehler aussieht, kann juristische und wirtschaftliche Folgen nach sich ziehen. Wer eine Konformitätserklärung erstellt, übernimmt Verantwortung. Wird dabei nicht sorgfältig gearbeitet, riskiert der Hersteller im schlimmsten Fall die persönliche Haftung. Besonders kritisch wird es, wenn die Erklärung nachweislich falsch ist oder mit den tatsächlichen technischen Gegebenheiten der Maschine nicht übereinstimmt.

1.2 Marktaufsicht, Wettbewerber und Kunden: Wer die Dokumentation prüft und was das bedeutet

Fehler in der Konformitätserklärung bleiben selten unentdeckt. Wettbewerber, Berufsgenossenschaften oder sogar Kunden mit technischem Hintergrund erkennen formale Schwächen oft auf den ersten Blick. In meiner Praxis habe ich erlebt, dass solche Mängel gezielt zur Anzeige bei der Marktaufsicht genutzt wurden. Auch das Vertrauen des Käufers geht schnell verloren, wenn er erkennt, dass die Dokumentation seiner neuen Maschine nicht den gesetzlichen Vorgaben entspricht.

2. Die 5 häufigsten Fehler beim Erstellen einer Konformitätserklärung

2.1 Falsche Sprache: Warum die Konformitätserklärung in die Sprache des Verwendungslandes gestaltet sein muss

Eine der häufigsten und zugleich simpelsten Fehlerquellen ist die Sprache. Die Konformitätserklärung muss in der Amtssprache des Landes vorliegen, in dem die Maschine eingesetzt wird. Liefere ich eine Maschine nach Spanien, muss die Erklärung in Spanisch beigefügt sein. Importiere ich eine Maschine aus Frankreich nach Deutschland, wird eine deutsche Version erforderlich. Diese Pflicht ist eindeutig geregelt und wird oft nicht erfüllt, was mit entsprechenden Konsequenzen verbunden ist.

2.2 Formelle Mängel: Fehlende Angaben, Unterschrift oder abweichende Maschinendaten

Typische formelle Fehler sind fehlende Unterschriften, unvollständige Firmenadressen oder das Fehlen eines Bevollmächtigten für die technische Dokumentation. Besonders problematisch ist es, wenn die Maschinenbezeichnung oder Seriennummer in der Konformitätserklärung nicht mit dem Typenschild der Maschine übereinstimmt. Auch das Baujahr der Maschine und das Datum der Unterzeichnung müssen zusammenpassen, sonst kann die gesamte Konformitätserklärung angezweifelt werden.

2.3 Veraltete Normen oder fehlende Datumsangaben: Unsicherheiten bei der Normenverwendung

Ich sehe regelmäßig, dass in Konformitätserklärungen veraltete Normen genannt werden. Ein Klassiker ist die EN 349, die längst durch die EN ISO 13854 ersetzt wurde. Noch gravierender wird es, wenn Normen ohne Ausgabedatum aufgeführt werden. In diesem Fall wird stillschweigend zugesagt, dass alle künftigen Ausgaben dieser Norm automatisch eingehalten werden, was jedoch ein unkalkulierbares Risiko darstellt.

2.4 Falsche oder unvollständige Richtlinien: Maschinenrichtlinie, EMV, Outdoor – was wirklich zählt

Es genügt nicht, einfach die Maschinenrichtlinie zu nennen. Je nach Produktart müssen weitere Richtlinien berücksichtigt werden, z.B. die EMV-Richtlinie, die Druckgeräterichtlinie oder die Outdoor-Richtlinie. Besonders kritisch ist es, wenn widersprüchliche Richtlinien gleichzeitig genannt werden. Die Maschinenrichtlinie schließt etwa die Anwendung der Niederspannungsrichtlinie explizit aus, wenn beide greifen könnten.

2.5 Notifizierte Stelle vergessen: Wenn bei der Konformitätserklärung externe Mitwirkung vorgeschrieben ist

Für bestimmte Maschinenkategorien, z. B. Kettensägen, Hebebühnen oder Pressen, ist die Mitwirkung einer notifizierten Stelle erforderlich. Wird diese nicht eingebunden oder auf der Konformitätserklärung nicht genannt, ist das Konformitätsverfahren nicht abgeschlossen. In diesen Fällen ist die Erklärung ungültig, mit allen rechtlichen Konsequenzen.