Digitale Betriebsanleitungen nach neuer Maschinenverordnung – das ändert sich jetzt
Viele Hersteller fragen sich, ob künftig digitale Betriebsanleitungen ausreichen oder weiterhin Papier vorgeschrieben ist. In diesem Fachartikel erkläre ich, was die neue Maschinenverordnung erlaubt, welche Anforderungen gelten und worauf Unternehmen jetzt achten müssen.
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Mehr Informationen1. Rechtsrahmen: Was sich mit der neuen Maschinenverordnung ändert
Die neue Maschinenverordnung der Europäischen Union wird ab Januar 2027 verbindlich. Sie ersetzt die bisherige Maschinenrichtlinie 2006/42/EG und bringt zahlreiche Änderungen für Hersteller und Betreiber technischer Anlagen mit sich. Besonders relevant ist dabei die Regelung zur Bereitstellung von Betriebsanleitungen. Jahrzehntelang war die Papierform gesetzlich vorgeschrieben. Künftig darf diese Dokumentation auch digital erfolgen, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.
Bereits heute erlaubt der aktuelle Leitfaden zur Maschinenrichtlinie 2006/42/EG die digitale Bereitstellung, obwohl die neue Verordnung noch nicht offiziell gilt. Damit wurde eine praxisnahe Übergangsregelung geschaffen, die sich an der zunehmenden Digitalisierung und am flächendeckenden Internetzugang in Europa orientiert.
2. Digitale Betriebsanleitungen sind jetzt zulässig – unter bestimmten Bedingungen
Die neue Regelung schafft zwar Erleichterungen für Hersteller, bringt jedoch auch neue Anforderungen mit sich. Eine digitale Betriebsanleitung darf nur dann verwendet werden, wenn die Rahmenbedingungen zur Zugänglichkeit, Formatgestaltung und langfristigen Verfügbarkeit erfüllt sind. Ziel ist es, dem Nutzer dieselbe Informationssicherheit zu bieten wie bisher in Papierform.
Ein vollständiger Ersatz der Papierunterlagen ist also nicht ohne weiteres möglich. Hersteller müssen konkrete technische und organisatorische Maßnahmen ergreifen, um den rechtlichen Vorgaben gerecht zu werden. Insbesondere ist sicherzustellen, dass Nutzer unabhängig vom Betriebszustand der Maschine auf die Anleitung zugreifen können.
3. Zugriff sicherstellen: Wie digitale Anleitungen erreichbar sein müssen
Ein zentrales Element der neuen Regelung ist die klare Kommunikation des Zugriffswegs. Der Hersteller muss auf der Maschine, ihrer Verpackung oder in einem Begleitdokument angeben, wie der Nutzer auf die digitale Betriebsanleitung zugreifen kann. In der Praxis werden sich QR-Codes und Internetadressen durchsetzen, über die die Anleitung direkt abrufbar ist.
Wichtig ist dabei, dass der Zugang ohne besondere Hürden möglich ist, also ohne den Einsatz spezieller Software. Nutzer sollen die Anleitung direkt mit einem Smartphone oder einem anderen Standardgerät öffnen und verwenden können.
4. Formatanforderungen: Was Nutzer erwarten dürfen
Die digitale Betriebsanleitung muss in einem allgemein zugänglichen Format bereitgestellt werden. Das bedeutet: Der Nutzer muss sie mit Standardprogrammen öffnen, lokal speichern und bei Bedarf ausdrucken können. Formate wie PDF haben sich in der Praxis bewährt und erfüllen diese Voraussetzungen.
Ein dynamisches, interaktives Anleitungsformat, etwa über Maschinen-Displays oder Web-Apps, darf ergänzend eingesetzt werden. Es reicht jedoch nicht aus, wenn diese Formate die einzige Informationsquelle darstellen. Die digitale Anleitung muss auch dann zugänglich und lesbar sein, wenn die Maschine spannungslos oder defekt ist. Damit bleibt die klassische Dokumentationsfunktion trotz Digitalisierung erhalten.
5. Langfristige Verfügbarkeit: Herausforderungen für Hersteller
Ein weiterer Kernpunkt der neuen Vorgaben betrifft die Verfügbarkeit. Die digitale Betriebsanleitung muss für die gesamte voraussichtliche Lebensdauer der Maschine, mindestens jedoch zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen, online zugänglich sein. Das stellt hohe Anforderungen an die technische Infrastruktur der Hersteller.
In der Praxis bedeutet das: Die verwendete Internetadresse muss langfristig stabil bleiben. Wenn ein Unternehmen seine Domain ändert oder den Server umzieht, muss eine dauerhafte Weiterleitung eingerichtet werden. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Anleitung nicht mehr zugänglich ist, ein klarer Verstoß gegen die Verordnung. Hersteller sind daher gut beraten, diese Aspekte frühzeitig in ihrer Dokumentationsstrategie zu berücksichtigen.
6. Pflicht zur Papierform auf Anfrage
Trotz aller Digitalisierung bleibt ein analoges Element bestehen: Auf ausdrücklichen Wunsch des Nutzers muss der Hersteller innerhalb eines Monats eine gedruckte Fassung der Betriebsanleitung kostenfrei zur Verfügung stellen. Diese Verpflichtung gilt unabhängig davon, ob die digitale Version bereits bereitgestellt wurde.
Für Hersteller bedeutet das, dass eine Druckversion jederzeit verfügbar sein muss, idealerweise in einem formatierbaren Layout, das ohne zusätzlichen Aufwand erstellt werden kann.
7. Sonderregelung für private Endnutzer
Für Maschinen, die an nichtgewerbliche Nutzer verkauft werden oder typischerweise von solchen verwendet werden, gelten strengere Anforderungen. In diesen Fällen reicht eine rein digitale Bereitstellung nicht aus. Die wesentlichen Sicherheitsinformationen müssen zusätzlich in Papierform mitgeliefert werden, unabhängig davon, ob der Endnutzer diese wünscht oder nicht.
Diese Sonderregelung dient dem Verbraucherschutz. Sie soll sicherstellen, dass auch technisch weniger versierte Nutzer unmittelbar Zugang zu sicherheitsrelevanten Informationen haben, ohne auf digitale Hilfsmittel angewiesen zu sein. Hersteller, die Maschinen im B2C-Bereich anbieten, müssen diesen Punkt unbedingt beachten und ihre Lieferprozesse entsprechend anpassen.
8. Fazit: Chancen und Pflichten für Maschinenhersteller
Die Möglichkeit, Betriebsanleitungen digital bereitzustellen, ist ein Fortschritt für die gesamte Branche. Sie reduziert Druckkosten, vereinfacht Aktualisierungen und ist ökologisch sinnvoll. Gleichzeitig bringt die neue Maschinenverordnung klare Pflichten mit sich: Der digitale Zugriff muss gewährleistet, das Format nutzerfreundlich und die Verfügbarkeit langfristig gesichert sein.
Ich empfehle, bereits heute die eigene Dokumentationsstrategie an die neuen Anforderungen anzupassen. Wer frühzeitig auf digitale Lösungen setzt, kann nicht nur Effizienzpotenziale ausschöpfen, sondern auch Rechtssicherheit für kommende Jahre schaffen. Wir unterstützen unsere Kunden dabei, die technische Dokumentation normgerecht und zukunftssicher umzusetzen, analog wie digital.
"Lassen Sie uns prüfen, ob Sie die Herstellerhaftung übernommen haben und leiten Sie die notwendigen Schritte ein, um Ihre Sorgfaltspflicht zu erfüllen."
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